​Lokaleansøgning sæson 2018/19

Det er besluttet, at sæsonfordelingen for 2017/18 undtagelsesvis anvendes som ansøgningsgrundlag til sæson 2018/19. Derfor skal foreninger som udgangspunkt ikke indsende ansøgninger til sæson 2018/19.

Foreningernes sæsonlån overføres til sæson 2018/19 og foreninger skal ikke indsende ansøgninger til sæson 2018/19 med mindre særlige forhold gør sig gældende.

Ansøgning grundet særlige forhold skal ske senest 1. februar.

Der er mulighed for at søge om ændringer til sæson 2018/19 senest 1. februar 2018 hvis, et eller flere af nedenstående kriterier opfyldes.

1. Foreningen er ny, det vil sige er kommet til siden sidste sæsonfordeling.

2. Der er sket store ændringer i foreningssammensætningen (fx flere/færre børn og unge).

3. Der er sket væsentlige ændringer på holdniveau (hold er rykket op eller ned, der er opnået elitestatus eller lignende).

4. Andre motiverede, ekstraordinære forhold gør sig gældende.

Arrangementer, turneringer og stævner

Ansøgning om tider til opvisninger og arrangementer med kendte datoer og tidspunkter for sæsonen 2018/19 bedes I indsende til lokalebooking@rudersdal.dk senest den 1. februar 2018. Ansøgningerne godkendes samtidig med sæsonfordelingen.

Ansøgningsskema

Lokaleønsker med begrundelse i punkterne 1-4 indsendes på nedenstående ansøgningsskema. Frist for ansøgning er 1. februar 2018.

Lokaleansøgningsskema 2018-2019

Kunstgræsbaner 2018/19

Sæsonen for kunstgræsbaner 2018/19 er ikke omfattet ovenstående. Der vil derfor blive gennemført en særlig ansøgningsrunde for kunstgræsbanerne i april 2018.

Fordelingsproces

Fordelingen foretages som altid ud fra de gældende regler for udlån og benyttelse af kommunens lokaler og anlæg, med fordelingsmøder, brugerrådsmøder og med endelig godkendelse i Folkeoplysningsudvalget.

Foreninger og andre, som har nye ansøgninger/ændringsønsker til sæson 2018/19 på baggrund af ovenstående fire punkter, skal indsende ansøgninger på ansøgningsskema.

I tilfælde hvor der er sket ændringer jævnfør punkt 1-4 i forhold til sidste sæsonansøgning, vil disse ændringer forsøges indpasset i fordelingen. Fordelingen foretages ud fra de gældende regler for udlån og benyttelse af kommunens lokaler og anlæg. Hvis der er uløste problemer om lokaler og tider, vil de blive forelagt Folkeoplysningsudvalget til beslutning.

Når sæsonfordelingen for 2018/19 er godkendt af Folkeoplysningsudvalget, vil Kulturområdet indtaste sæson 2018/19 i bookingsystemet.

Tidsplan

01.02.2018  Ansøgningsfrist for særlige ansøgninger om lokaler til sæson 2018/19

28.02.2018  Fordelingsmøde angående de store idrætshaller. Mødet afholdes kl.19.00-21.00 i Per Kirkebylokalet, Kulturcenter Mariehøj, Øverødvej 246 B, 2480 Holte.

01.03.2018  Fordelingsmøde angående øvrige lokaler. Mødet afholdes kl.19.00-21.00 i Per Kirkebylokalet, Kulturcenter Mariehøj, Øverødvej 246 B, 2480 Holte.

24.04.2018  Folkeoplysningsudvalget behandler sæsonfordelingen

Når sæsonfordelingen for 2018/19 er godkendt af Folkeoplysningsudvalget, vil Kulturområdet indtaste sæson 2018/19 i bookingsystemet.

Baggrund for ændret ansøgningsprocedure for 2018/19

Sæsonfordelingen for 2017/18 skal undtagelsesvis anvendes som ansøgningsgrundlag til sæson 2018/19. Derfor skal foreninger som udgangspunkt ikke indsende ansøgninger til sæson 2018/19.

Beslutningen skyldes de vedvarende udfordringer, der er i bookingsystemets sæsonmodul, hvor sæsonansøgning normalt foregår. Kulturområdet har vurderet, at det på nuværende tidspunkt er usikkert, hvorvidt sæsonmodulet fungerer sådan, at forvaltningens behandling af ansøgningerne kan ske på en for alle parter tilfredsstillende og betryggende måde.