Krav til fakturaer
Alle leverandører skal sende deres fakturaer til kommunen i elektronisk form. Det gælder også fakturaer til kommunale institutioner som fx skoler, daginstitutioner, plejehjem osv.
Fakturaerne SKAL leveres i OIOUBL-format.
De skal indeholde:
- EAN-nummer på den afdeling eller institution i kommunen, som skal modtage fakturaen. Kontakt området for at får oplyst EAN-nummeret.
- Betalingsoplysninger, dvs. betalingsfrist og oplysning om, hvor skal vi sende pengene hen.
- Fakturanummer
- Personreference, dvs. navn på den person i kommunen, som har bestilt varen eller tjenesteydelsen.
Hvad sker der Hvis du sender en papir-faktura til kommunen
Hvis vi modtager fakturaer i fysisk form, returnerer vi fakturaen med besked om, at sende på ny i elektronisk form.
Send fakturaen elektronisk via virk.dk
Hvis din virksomhed ikke selv har et system, der kan lave fakturaer, som lever op til kravene for elektroniske fakturaer, kan du få hjælp til det.
På virk.dk kan du danne din faktura og sende den til kommunen i elektronisk form:
NemHandel Fakturablanket (virk.dk)
Fakturaen dannes med det samme og vi har den dagen efter. Du får en kvitteringsmail, hvoraf det fremgår, at fakturaen er modtaget af kommunen.
Det er gratis at sende fakturaen via virk.dk.
Send fakturaen elektronisk via et ”Læs ind-bureau”
Du kan også sende fakturaen til et såkaldt ”Læs ind-bureau”. Læs ind-bureauet sørger for at fakturaen bliver sendt elektronisk til kommunen.
Hvis du anvender et Læs ind-bureau, skal du regne med at betale bureauet et gebyr for at scanne og sende fakturaen elektronisk. Dette gebyr kan ikke faktureres til kommunen.
Det er ikke usædvanligt, at der kan gå helt op til en uge, fra du har sendt fakturaen til Læs ind-bureauet, til vi modtager fakturaen i kommunen. Vi oplever i en del tilfælde, at der er fejl i de indscannede fakturaer fra Læs ind-bureauerne. Det betyder desværre, at du kan forvente, at der er yderligere behandlingstid før vi kan betale din faktura.