Dagsorden med vedtagelser

Udvalg:

Kultur- og Fritidsudvalget

Mødested:

"Richard Mortensen" Mariehøjcentret

Mødedato:

30. november 2016

Indhold

1. Meddelelser
Resumé
Birgit Hoé Knudsen orienterede kort om lokale unges færden ved Birkerød Idrætscenter og håndteringen af samme.
2. Bibliotekspolitisk debat, - fremtidens bibliotek, Møde 1, oplæg og udvalgsdebat
Resumé
Kultur- og Fritidsudvalget besluttede i mødet den 09.11.2016., pkt. 10 at iværksætte en proces med en bibliotekspolitisk debat om fremtidens bibliotek.
 
Nærværende møde er indledes således med 1. møde, med oplæg og debat.
 
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget til drøftelse.

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 09.11.2016. pkt. 10, at iværksætte en proces om en biblioteksdebat.
 
Debatten tager udgangspunkt i:
 
· Lov om biblioteksvirksomhed
· RudersdalBibliotekernes resultat af den landsdækkende brugerundersøgelse pr. oktober 2016.
 
Det er endvidere besluttet, at der fokuseres på følgende pejlemærker:
 
· Gøre information og viden tilgængelig
· Fremme læring
· Fremme litteratur og læsning
· Fremme kulturelle aktiviteter
· Facilitere debat og mødet mellem mennesker
· Udvikle i samspil med borgerne
 
Der vil være oplæg ved mag.art. Jens Thorhauge, Thorhauge Consulting, tidligere direktør for Styrelsen for Bibliotek og Medier over emnet ”The Grand Tour” i biblioteksverdenen- Bibliotekerne nu og set i et fremtidsperspektiv.
 
Efterfølgende vil der være debat, faciliteret v/Jens Thorhauge.
 
Formålet med oplægget er at danne grundlag for spørgsmål og debat i et principielt og overordnet perspektiv.
 
Bibliotekschef Marianne Aastrup deltager under punktet.
 
Det opfølgende ”Møde 2” er berammet til udvalgets møde den 11.01.2017.
Indstilling
Direktionen foreslår, at sagen drøftes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
3. Kunstprojekt Kulturcenter Mariehøj - fremlæggelse af indkomne forslag
Resumé
Kultur- og Fritidsudvalget har den 10.06.2015 godkendt handlingsplan for 2015 og 2016 for ”Kunst i Rudersdal Kommune”, herunder forslag til kunstprojekt for Kulturcenter Mariehøj.
Kultur- og Fritidsudvalget er kunstindkøbsudvalg, og det er vedtaget, at udvalget én gang årligt tager stilling til kunstindkøb og/eller udsmykningsprojekter. På den baggrund besluttede udvalget på sit møde den 21.10.2015, at der udarbejdes et kunstprojekt, der tager udgangspunkt i bestilling og udarbejdelse af ét større værk til Kulturcenter Mariehøj.
 
Den 09.03.2016 besluttede Kultur- og Fritidsudvalget at kunstnere Lars Dan, Joseph Salamon og Sys Svinding inviteres til at give hver deres bud på en udsmykning af Kulturcenter Mariehøj i form at enkeltstående værk. Sagen forelægges for Kultur- og Fritidsudvalget med henblik på at drøfte de indkomne udsmykningsforslag og godkende et indkøb.

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget har inviteret kunstnere Lars Dan, Joseph Salamon og Sys Svinding til at give hver deres bud på en udsmykning af Kulturcenter Mariehøj i form af et enkeltstående værk.  
 
Kunstnerne har i juli 2016 modtaget invitation/udbudsmateriale i forbindelse med kunstprojektet (se bilag).
 
Den 21.10.2016 har de tre kunstnere hver især indleveret deres forslag til udsmykning.
 
Lars Dan har indleveret ét forslag, mens Sys Svinding og Joseph Salamon har indleveret henholdsvis to og fire forslag. Invitationen/udbuddet har ikke begrænset antallet af forslag, hver enkelt kunstner måtte indlevere.
 
Vurdering af de indkomne forslag
Alle indleverede forslag opfylder udbudskrav såsom størrelse, materiale og placering. En oplistning og vurdering af de indleverede forslag er vedlagt som bilag.
 
De indkomne forslag vil blive fremvist under punktet.
 
Kunstkonsulent Katrine Thygesen præsenterer forslagene og deltager under punktet.
Indstilling
Direktionen foreslår,
 
1) at sagen drøftes, og
2) at et indkøb godkendes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET drøftede sagen og godkendte indkøb af ”Bogen” af Sys Svinding i foreviste format og farve med tilkøb af sokkel.
Mona Madsen (L) stemmer i mod, idet hun foretrækker en af de foreslåede vægudsmykninger.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
 
 
 
 
4. Rudegaard Idrætsanlæg - Udvikling af atletikområdet. Anlægsbevilling
Resumé
På baggrund af ansøgning fra Holte IF Atletik den 26.06.2013, besluttede Kultur- og Fritidsudvalget den 15.01.2014 at iværksætte den nødvendige sikkerhedsmæssige reparation af atletikanlægget på Rudegaard Idrætsanlæg samt, at der i 2016 i forbindelse med handleplanen for idrætsanalysen iværksættes et projekt, hvor relevante brugere og Dansk Atletik Forbund inddrages for at afdække og inspirere til, hvordan atletikanlægget indrettes og anvendes fremover.
 
Kulturområdet fremlægger forslag til renovering og udvikling af atletikfaciliteterne på Rudegaard Idrætsanlæg.
 
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget med henblik på en principgodkendelse og bemyndigelse, og for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen med henblik på en anlægsbevilling.

Sagsfremstilling

Der er i 2016 afsat et rådighedsbeløb på 1.015.000 kr. til projekt 300061, Udvikling af atletikområdet, Rudegaard.
 
Brugere af Rudegaards atletikanlæg
Holte Atletik Forening anvender anlæggets atletikfaciliteter, mens øvrige foreninger, og selvorganiserede primært bruger løbebanen.
 
Holte Atletik Forening har ca. 150 medlemmer, hvoraf ca. 100 er under 25 år. Holte Atletik fokuserer især på ungdommen. I 2016 har atleter fra foreningen i forskellige atletikdiscipliner vundet:
- 1 DM, senior, sølvmedalje
- 1 Nordisk Mesterskab, ungdom, guldmedalje
- 18 Danske Ungdoms Mesterskabsmedaljer, heraf 5 guld
- 30 Nordsjællandske Ungdoms Mesterskabsmedaljer, heraf 15 guld
- 59 Østdanske Ungdoms Mesterskabsmedaljer ude og inde, heraf 30 guld
 
Yderligere anvendes anlægget af Birkerød Gymnasium, skoler, daginstitutioner samt Powertraining (privat), ligesom et stort antal selvorganiserede bruger løbebanen og omklædningsfaciliteterne.
 
Som følge af beslutningen om, at atletikanlægget på Rudegaard Idrætsanlæg er det primære atletikstadion i kommunen, og at SNIK Atletik på Rundforbi Idrætsanlæg udelukkende tilbyder løbetræning, henviser SNIK atletikudøvere (udover løb) til Holte Atletik.
 
Brugerinvolvering og kvalificering af projektet
På en indledende workshop i januar 2016 blev der nedsat en projektgruppe, der har udarbejdet nærværende forslag. Forslaget har været fremlagt på brugerrådsmøde på Rudegaard både for foreninger og øvrige brugere. Brugerrådene har udtrykt tilfredshed med projektforslaget.
 
Dansk Atletik Forbund og Idrættens analyseinstitut har leveret oplæg på indledende workshop, og der har efterfølgende været løbende dialog med Dansk Atletik Forbund. Rådgiver har foretaget visuel vurdering af atletikfladerne, og der er taget boreprøver for at vurdere underlagets tilstand.
 
Projektgruppens forslag til renovering og udvikling af anlægget på Rudegaard
En renovering af atletikanlægget og udvikling af understøttende faciliteter, der tiltrækker en bred målgruppe vurderes at kunne fastholde og rekruttere nye brugere, dels til atletikklubben og øvrige foreninger dels de selvorganiserede.
 
Kulturområdet har siden januar 2016 haft en proces med involvering af Dansk Atletik Forbund, Holte IF Atletik og øvrige foreninger og brugere på Rudegaard med henblik på initiativer, der kan understøtte foreninger, institutioner og selvorganiserede på anlægget. Udkommet af denne proces er et udviklings- og renoveringsprojekt, der indeholder 8 projektelementer som beskrevet nedenfor og præciseret i bilag. Projektet kan opdeles i en renoveringsdel og en udviklingsdel.
 
Renoveringselementer (numrene henviser til kort vedhæftet som bilag)
1. Renovering af løbebane og kunststof i sydbuen
2. Renovering af tilløbsfelter til længdespring/trespring og stangspring
3. Atletikudstyr
4. Tilbygning til speakerrum
 
Udviklingselementer (numrene henviser til kort vedhæftet som bilag)
5. Lockerskabe og overdække
6. Legeredskaber og bænke/borde
7. Udendørs træningsredskaber
8. Løbelys og lys på grussti
 
Renoveringen består af en renovering af atletikfaciliteterne (underlag), inklusiv indkøb af atletikudstyr (kastebur og stang- og højdespringsanlæg) og en tilbygning til speakerrummet. Renoveringen af underlaget er nødvendig og påkrævet i 2017, da topmalingen, der beskytter kunststoffet bl.a. mod UV stråling, er nedslidt, hvorved det underliggende kunststof nedbrydes. Renovering af kunststoffet skal foregå i periode med tørvejr og vil normalt foregå op til og i sommerferien.
 
Udviklingsdelen består af elementer, der understøtter atletikklubben og øvrige foreningers aktiviteter på anlægget samt anlæggets øvrige brugere. Udviklingselementerne består af løbelys og lys på intern sti, overdække og lockerskabe, udendørs træningsredskaber samt bænke og borde. Det vurderes, at udviklingsdelen har potentiale til at tiltrække flere brugere til gavn for foreningslivet, institutioner og de selvorganiserede brugere.
 
Myndighedsvurdering
Byplan angiver, at det kræver dispensation fra lokalplanen samt en nabohøring at lave tilbygning på speakerrummet. Byplan forventer, at der kan gives dispensation til tilbygningen.
 
Byplan anbefaler, at lys etableres i form af pullerter/parkstolper i lav højde.
 
Projektøkonomi
Der foreligger følgende overslagspriser:
 
PROJEKTELEMENT
ETAPE 1
ETAPE 2
Renovering af løbebane og tilløbsfelter
1.800.000
0
Bortskaffelse af jord
200.000
0
Rådgiver
160.000
0
Tilbygning til speakerrum
80.000
0
Atletikudstyr
760.000
0
Lys på sti og løbebane
0
450.000
Overdække og lockerskabe
0
200.000
Træningsredskaber, bænke, borde
0
540.000
Uforudsete udgifter 10 %
300.000
119.000
I alt
3.300.000
1.309.000
 
Det samlede projekt forventes at koste 3.300.000 kr. + 1.309.000 kr. i alt 4.609.000 kr. inkl. uforudsete udgifter.
Kulturområdet anbefaler at opdele projektet i 2. etaper, etape 1. (renoveringselementer) som inkl. uforudsete udgifter koter 3.300.000 kr. og etape 2. (udviklingselementer) som inkl. uforudsete udgifter koster 1.309.000 kr. i alt 4.609.000 kr. Det forventes, at der kan ske støtte via fond for ca. 200.000 kr. til etape 2 (udviklingselementerne).
 
Tidsplan
Renoveringsdelen (etape 1) bør udføres i sommeren 2017. I perioden december – april udarbejdes udbudsmateriale, indhentes tilbud, ansøges om byggetilladelse, og der sker høring i forbindelse med tilbygning til speakerrum.
 
Renoveringen af kunststofbelægningen skal ske i en periode med vindstille, tørvejr og varmt vejr samt, hvor brugen af anlægget er begrænset. Den bedste periode er derfor juni til august.
 
Renoveringen af atletikanlægget bør være afsluttet senest september 2017. Arbejderne på underlaget må forventes at tage 8-10 uger afhængigt af vejrsituationen.
 
Økonomi
Der er afsat et rådighedsbeløb på 1.015.000 kr. i 2016 til projekt nr. 300061, Udvikling af atletikområdet, Rudegaard.
 
Ved realisering af renoveringselementerne alene inkl. atletikudstyr resterer 2.285.000 kr. til kommunal finansiering incl. 10 % til uforudsete udgifter. Herudover vil en realisering af udviklingselementerne betyde en ekstra udgift på 1.309.000 kr. incl. 10 % til uforudsete udgifter.
 
Ved realisering af alle projektelementer er der en manglende finansiering på 3.594.000 kr. incl. 10 % til uforudsete udgifter, heraf forventes finansiering med 200.000 kr. i fondsstøtte.
 
Kulturområdets vurdering og anbefaling
Kulturområdet vurderer, at der er potentiale til flere brugere på Rudegaard Idrætsanlæg, og at alle projektelementerne understøtter dette. Holte Atletik har haft fremgang de sidste år og har opnået nogle gode resultater på ungdomssiden. En renovering af anlægget kan medvirke til at fastholde og tiltrække medlemmer og understøtte en fortsat udvikling af atletikken på Rudegaard.
 
Det vurderes, at renoveringen af atletikanlægget bør ske i den kommende sommer, idet der ellers er risiko for at kunststoffet på løbebanen er så beskadiget, at det skal udskiftes.
 
Kulturområdet anbefaler,
 
  • at det samlede projekt principgodkendes,
  • at projektet opdeles i to etaper, en renoveringsdel (etape 1) og en udviklingsdel (etape 2) som beskrevet og til en samlet overslagspris på 4.609.000 kr.
  • at atletikanlægget renoveres i 2017 i en første etape til en samlet overslagspris på 3.300.000 kr.,
  • at første etape finansieres via rådighedsbeløb 1.015.000 kr. til projekt 300061, Udvikling af atletikområdet Rudegaard samt 2.285.000 kr. fra rådighedsbeløb til projekt 300054, Udvikling og funktionsomdannelse af idrætshaller og gymnastiksale mm., og
  • at projektets anden etape med udviklingselementet til 1.309.000 kr. henvises til kommende års budgetbehandling. 
 
Der vil herefter restere et rådighedsbeløb på projekt nr. 300054, Udvikling og funktionsomdannelse af idrætshaller og gymnastiksale mm. på 1.637.000 kr. i 2017.
Indstilling
Direktionen foreslår,
 
1) at det samlede projekt principgodkendes,
2) at projektet opdeles i to etaper, en renoveringsdel (etape 1) og en udviklingsdel (etape 2),
3) at atletikanlægget renoveres i 2017 i en første etape til en samlet overslagspris på 3.300.000 kr.,
4) at projektets anden etape med udviklingselementet til 1.309.000 kr. henvises til kommende års budgetbehandling,
5) at Kulturområdet bemyndiges til at godkende projektet for første etape, såfremt det ligger inden for den godkendte anlægsbevillings rammer,
og foreslår indstillet,
6) at der til første etape søges en anlægsbevilling på 3.300.000 kr. finansieret af henholdsvis afsat rådighedsbeløb på 1.015.000 kr. på projekt 300061, Udvikling af atletikområdet, Rudegaard samt rådighedsbeløb på 2.285.000 kr. på projekt nr. 300054, Udvikling og funktionsomdannelse af idrætshaller og gymnastiksale mm.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET indstiller Direktionens forslag tiltrådt med den tilføjelse, at der forelægges en orienteringssag, når udbuddet er gennemført.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
5. Birkerød Idrætscenter og Rundforbi Idrætsanlæg - Udskiftning af kunstgræstæpper
Resumé
Den ene af de nuværende kunstgræsbaner på Birkerød Idrætscenter, som er etableret i 2002, er i en tilstand, hvor det er nødvendigt at udskifte kunstgræstæppet på grund af slidtage.
 
Endvidere er det også nødvendigt at skifte kunstgræstæppet på banen på Rundforbi Idrætsanlæg, som er etableret i 2006.
 
Der er optaget rådighedsbeløb i 2019 på 2.282.000 kr. til banen ved Birkerød Idrætscenter og 2.579.000 kr. i 2020 til banen på Rundforbi Idrætsanlæg.
 
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget med henblik på godkendelse af, at begge kunstgræstæpper udskiftes/renoveres i 2018.

Sagsfremstilling

Birkerød Idrætscenter
Den nuværende 11 mands kunstgræsbane på Birkerød Idrætscenter har været flittigt brugt siden etableringen i år 2002, og der er et behov for at få udskiftet de 8.200 m2 kunstgræstæppe.
 
Der kan normalt forventes en levetid på ca. 10 år på et kunstgræstæppe, afhængig af brugen af banen.
 
Den tilstand, som banen henligger i nu, har medført, at Kulturområdet har modtaget flere henvendelser fra foreninger om, at banen kan være farlig for spillernes sundhed, idet de øverste lag er slidt helt ned, hvorfor banen er meget hård.
 
Det nuværende kunstgræstæppe skal aftages og køres til forbrænding. Derefter skal det nuværende underlag planeres, inden det nye kunstgræstæppe kan lægges på, og efterfølgende skal der ske en opstregning af banen.
 
Etableringen af det nye kunstgræstæppe og rådgiverhonorar vil beløbe sig til ca. 2.300.000 kr.
 
Rundforbi Idrætsanlæg
Den nuværende 11 mands kunstgræsbane med tilhørende træningsareal på Rundforbi Idrætsanlæg har ligeledes været flittigt brugt siden etableringen i år 2006, og der er behov for at få udskiftet de 10.100 m2 kunstgræstæppe.
 
Kunstgræsbanen på Rundforbi Idrætsanlæg er af en anden type end banen på Birkerød Idrætscenter. Alligevel må kalkuleres med en levetid på ca. 10 år på kunstgræstæppet, afhængig af brugen af banen.
 
Det nuværende kunstgræstæppe skal aftages og køres til forbrænding, og den nuværende gummipad (underlag) skal efterses og eventuelt repareres, inden det nye kunstgræstæppe lægges på. Efterfølgende skal der ske en opstregning af banen.
 
Etableringen af det nye kunstgræstæppe og rådgiverhonorar vil beløbe sig til ca. 2.600.000 kr.
 
Etableringen af nyt kunstgræstæppe på Birkerød Idrætscenter og Rundforbi Idrætsanlæg vil med fordel kunne påbegyndes i 2018, således at banerne kan være klar til brug senest i september måned 2018.
 
Der vil ske involvering af brugerne på de to idrætsanlæg inden endelig projektering, dels i forhold til tidsplan for projektet og dels i forhold brugsmønster.
 
Økonomi
Ved at udbyde etableringen af to nye kunstgræstæpper ved en licitation kan der være en økonomisk besparelse. Der sker ikke ændring i den fysiske placering af de to baner, og det tilstræbes at opnå den bedst mulige kvalitet. Udviklingen inden for kunstgræsbelægninger følges nøje.
 
På investeringsoversigten er der på projekt nr. 300065, Udskiftning af 8.200 m2 kunstgræs på 11 mands bane på Birkerød Idrætscenter optaget et rådighedsbeløb på 2.282.000 kr. i 2019.
 
Endvidere er der på projekt nr. 300066, Udskiftning af 10.100 m2 kunstgræs på 11 mands bane på Rundforbi Idrætsanlæg optaget et rådighedsbeløb på 2.579.000 kr. i 2020.
Kulturområdet foreslår, at projekterne fremrykkes til 2018. Projekterne gennemføres ikke i 2017 på grund af den ekstraordinært lavt budgetterede ultimolikviditet i 2017 på -130 mio. kr., som fremgår af Budget 2017-2020.
Indstilling
Direktionen foreslår,
 
1) at det godkendes, at begge kunstgræstæpper udskiftes/renoveres i 2018, og
2) at der forud for den endelige projektering i 2017 fremlægges en sag om anlægsbevilling, tidsplan mv.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET udsætter sagen med henblik på at undersøge
muligheder for finansiering og udførelse inden for Kultur- og Fritidsudvalgets anlægsbudget i 2017.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
6. Tilskud til foreningshuse på Vedbæk Havn. Anlægsregnskab
Resumé
Kommunalbestyrelsen har den 29.08.2012 givet en anlægsbevilling på 2.600.000 kr. som anlægstilskud til istandsættelse og ombygning af foreningshusene på Vedbæk Havn. Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen med henblik på godkendelse af anlægsregnskabet.

Sagsfremstilling

Som et led i udvidelsen af Vedbæk Havn har Kommunalbestyrelsen den 29.08.2012 besluttet at overdrage foreningshusene Klubhus Syd og Juniorklubhuset på havnen vederlagsfrit til Den Erhvervsdrivende Fond Vedbæk Havn.
 
Der er efterfølgende indgået aftale herom mellem parterne, hvoraf det fremgår, at husene overdrages i den stand de forefindes, og at havnens foreninger, der har aktiviteter i husene alene opkræves betaling for vedligeholdelses- og forbrugsafgifter.
 
Ved samme lejlighed bevilgede Kommunalbestyrelsen et anlægstilskud på 2.600.000 kr. til projektet med udvikling og ombygning af foreningshusene. Projektet var estimeret til en samlet pris på 7.000.000 kr. Den resterende del lånefinansieres af Vedbæk Havn.
 
Kulturområdet fremlægger anlægsregnskab for projekt nr. 300025, Anlægsbidrag til udbygning af klubfaciliteter på Vedbæk Havn:
 
BELØB kr.
Anlægsbevilling
2.639.000
Forbrug
-2.600.000
Mindreforbrug
39.000
Mindreforbruget på 39.000 kr. skyldes fremskrivning af den oprindelige bevilling fra 2012 på 2.600.000 kr. Anlægstilskuddet er udbetalt i foråret 2016.
Indstilling
Direktionen foreslår indstillet, at anlægsregnskabet for projekt nr. 300025, Anlægsbidrag til udbygning af klubfaciliteter på Vedbæk Havn godkendes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET indstiller Direktionens forslag tiltrådt.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
7. Mulighed for en ny hal i Holteområdet - Analysearbejde. Anlægsregnskab
Resumé
I forbindelse med Kommunalbestyrelsens godkendelse af kommunens budget for 2016 blev der optaget et rådighedsbeløb på 500.000 kr. på projekt 300063, Udviklingspulje, nye idrætsfaciliteter.
 
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte den 11.11.2015 et kommissorium for gennemførelse af en teknisk / administrativ analyse for at etablere en ny hal i Holte, og Kommunalbestyrelsen gav den 30.03.2016 en anlægsbevilling på 500.000 kr. til analysen.
 
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen med henblik på godkendelse af anlægsregnskab for analysen.

Sagsfremstilling

Analysen består af:
 
  • En kapacitetsudnyttelse af indendørs faciliteter i Rudersdal Kommune.
  • En byggeteknisk vurdering af projekt for udbygning af Holte Hallerne.
 
Analysen er afsluttet ved behandling i Kultur- og Fritidsudvalget den 08.06.2016, hvor spørgsmålet blev henvist til at indgå i kommunens budgetlægning for 2017-20.
 
Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med godkendelsen af kommunens budget for 2017 udtalt, at der fortsat er et ønske om at se positivt på en udbygning af halkapaciteten i Holteområdet. Imidlertid har der i år ikke været mulighed for at anvise yderligere midler. Kulturområdet har i brev af 8. november 2016 meddelt foreningerne dette.
 
På den baggrund fremlægger Kulturområdet følgende anlægsregnskab for projekt 300063, Udviklingspulje, nye idrætsfaciliteter:
 
TEKST
BELØB
Anlægsbevilling af 30.03.2016
500.000
Udgifter til konsulentbistand
-388.390
Mindreforbrug
111.610
 
Kulturområdet foreslår, at anlægsregnskabet godkendes.
Indstilling
Direktionen foreslår indstillet, at anlægsregnskabet for projekt nr. 300063, Udviklingspulje, nye idrætsfaciliteter godkendes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET indstiller Direktionens forslag tiltrådt.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
8. Forslag til nye takster fra 2017 for brug af svømmehallerne i offentlig badetid
Resumé
Som opfølgning på Budget 2017-20, fremlægger Kulturområdet forslag til ændrede takster for benyttelse af kommunens svømmehaller i den offentlige badetid.
 
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen med henblik på godkendelse af forslaget til takster for 2017.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsen har den 12.10.2016 vedtaget, at taksten for en time i den offentlige badetid i kommunens svømmehaller skal være 25 kr. for børn og 40 kr. for voksne. Samtidig er der sket tilpasning af Kultur- og Fritidsudvalgets budget med yderligere 50.000 kr. årligt i budgetperioden.
 
Tilpasningen angår den offentlige badetid i svømmehallerne i Birkerød og på Rundforbi Idrætsanlæg. Den forventede merindtægt er fordelt ligeligt med 25.000 kr. til hvert anlæg.
 
Kulturområdet har efter budgetvedtagelsen gennemgået takster og ydelser i 2017 i de omkringliggende kommuner. Gennemgangen viser et nogenlunde ensartet niveau for de kommende takster pr. time.
 
På den baggrund fremlægger Kulturområdet forslag til følgende takster for benyttelse af kommunens svømmehaller i 2017:
 
SVØMMEHAL, BADEBILLETER
2017 (forslag)
2017
Børn 0-18 år og pensionister, pr. billet
25
25
Børn 0-18 år og pensionister, kort á 10 klip
150
165
Børn 0-18 år og pensionister, kort á 20 klip
260
282
Børn 0-18 år og pensionister, månedskort
200
267
Børn 0-18 år og pensionister, kvartalskort
Udgår
651
Børn 0-18 år og pensionister, årskort
1.750
1941
Voksne, pr. billet
40
40
Voksne, kort á 10 klip
300
309
Voksne, kort á 20 klip
550
541
Voksne, månedskort
350
510
Voksne, kvartalskort
Udgår
1.159
Voksne, årskort
2.900
3.528
Familiebillet, 1 voksen og 2 børn
80
 
Familiebillet, 1 voksen og 3 børn
100
 
Familiebillet, 1 voksen og 4 børn
120
 
Familiebillet, 2 voksne og 1 barn
100
 
Familiebillet, 2 voksne og 2 børn
120
 
Familiebillet, 2 voksne og 3 børn
140
 
Familiebillet, 2 voksne og 4 børn
160
 
 
Forslaget indfrier Kommunalbestyrelsens beslutning om takster pr. time i den offentlige badetid.
 
Som noget nyt foreslås indført familiebilletter pr. time således, at der opnås rabat for familier i forhold til køb af enkeltbilletter.
 
Endvidere foreslås taksterne for klippe- og månedskort ændret i nedadgående retning, dels ud fra en forudsætning om at flere vil benytte svømmehallerne, og dels således – som følge af den gennemførte analyse – at kommunens takster på dette område tilpasses omkringliggende kommuners takster.
 
Kulturområdets vurderer, at initiativerne omkring flere familier og flere faste brugere i svømmehallerne vil give en merindtægt, der opvejer den foreslåede nedsættelse af taksterne for klippe- og månedskort således, at de budgetterede indtægter for salg af badebilletter vil kunne opfyldes.
 
Kulturområdet foreslår, at forslaget til takster godkendes.
Indstilling
Direktionen foreslår, at de nye takster for 2017 for kommunens svømmehaller i den offentlige badetid godkendes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET indstiller Direktionens forslag tiltrådt med den tilføjelse, at der skal indgå en familietakst for en voksen og et barn.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
9. Nedlæggelse af Boldklubben Søllerød-Vedbæk samt revision af fodboldklubbers regnskaber for 2015
Resumé
I foråret 2016 ved afregningen af folkeoplysende aktivitets- og lokaletilskud for 2015 konstaterede Kulturområdet, at det ikke var muligt at få et af bestyrelsen underskrevet regnskab for 2015 fra den nu nedlagte fodboldklub, Boldklubben Søllerød-Vedbæk.
 
På den baggrund iværksatte Kulturområdet en ekstern revisionsmæssig undersøgelse ved BDO statsautoriseret revisionsaktieselskab af regnskabet for 2015 for Boldklubben Søllerød-Vedbæk. Undervejs i forløbet blev undersøgelsen udvidet til også at omfatte Skjold Birkerød Fodbold og FC Holte. Der foreligger nu et revisionsnotat herom.
 
På baggrund af BDO’s notat vurderer Kulturområdet, at der ikke er grundlag for at rejse krav om tilbagebetaling af folkeoplysende tilskud, dels kan der ikke direkte påvises ulovlig eller forsætlig adfærd, og dels er BSV ophørt som juridisk enhed.
 
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning.

Sagsfremstilling

Ved generalforsamlingen i foråret 2016 i den nu nedlagte fodboldklub, Boldklubben Søllerød- Vedbæk (BSV), skete nyvalg af formand, kasserer og et bestyrelsesmedlem til den seks mand store bestyrelse. Kort tid efter rettede BSV henvendelse til kommunen og oplyste, at BSV sandsynligvis var på vej til at nedlægge foreningen.
 
Den ny bestyrelse havde konstateret store udeståender samt en stor portefølje af udgifter, der henhørte til og som burde være bogført på BSV’s regnskab for 2015. Efter bestyrelsens opfattelse ville efterposteringer i regnskabet medføre, at BSV ville komme ud af 2015 med et meget stort underskud og en negativ egenkapital.
 
Endvidere ville BSV’s revisor ikke afgive erklæring på, at regnskabet var revideret. Revisor anførte på regnskabet, at dette alene var udarbejdet og opstillet, men at der ikke var foretaget egentlig revision.
 
På et bestyrelsesmøde i BSV den 26.05.2016 eller umiddelbart efter udtrådte formand, kasserer samt to bestyrelsesmedlemmer af bestyrelsen. De tilbageværende medlemmer gjorde forsøg på at drive BSV videre, hvilket ikke er lykkedes, idet BSV blev nedlagt den 06.07.2016.
 
Undervejs i dette forløb konstaterede Kulturområdet, at der ikke var grundlag for at foretage endelig afregning af folkeoplysende aktivitets- og lokaletilskud for 2015 med BSV, da det ikke var muligt at få et af bestyrelsen underskrevet regnskab for 2015 fra BSV.
 
Kultur- og Fritidsudvalget er løbende orienteret om situationen i BSV. Den første orientering blev givet med udgangspunkt i et notat af 31.05.2016, hvor Kulturområdet opgør kommunens mellemværende med BSV i forhold til udbetalte tilskud.
 
Notatet var ligeledes udgangspunkt for forvaltningens overvejelser om en nærmere analyse / revisionsmæssig undersøgelse af BSV med udgangspunkt i regnskabet for 2015 via kommunens revision, BDO statsautoriseret revisionsaktieselskab. Formålet var bl.a. at afdække, om der kunne rejses krav mod BSV i forhold til de udbetalte tilskud.
 
Herefter har en kreds af forældre til nogle af de mange børn og unge i det hidtidige BSV oprettet en ny forening, Boldklubben Søllerød-Vedbæk af 2016 (BSV af 2016).
 
BDO’s foreløbige sonderinger i materialet fra BSV førte til, at undersøgelsen senere blev udvidet til også at omfatte Skjold Birkerød Fodbold samt FC Holte, kommunens to øvrige store fodboldklubber.
 
Undersøgelsen
BDO har gennemgået alt relevant materiale, der er modtaget fra de tre foreninger, og på den baggrund har BDO udarbejdet vedlagte notat.
 
Notatet indeholder beskrivelser af den gennemførte revisionsmæssige undersøgelse samt en række sammenfatninger, som ligger til grund for konklusionen i notatet. Her nævnes de væsentligste af BDO’s sammenfatninger:
 
-
Det forelagte regnskabsmateriale fremstår generelt mangelfuldt og giver uklarhed om fuldstændigheden. Regnskabspraksis, som den er omtalt i de forelagte regnskaber, er mangelfuldt beskrevet.
-
Den udførte revision i foreningerne forekommer utilstrækkelig, og i et tilfælde er der ikke udført revision, men revisor skriver, at der alene er lavet en opstilling af regnskabet.
-
Ingen revisorer henviser i deres påtegning til kommunens ”Revisionsinstruks vedr. kommunale tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven”, hvorfor der ikke er sikkerhed for, at revisionen er udført som kommunen forudsætter. Alene den manglende opfyldelse af formkrav indikerer, at kommunens regelsæt er tilsidesat.
-
I foreningerne har der ikke været en synlig kontrol med anvisning og attestation, og i en række tilfælde udbetales beløb / udlæg alene på baggrund af anmodninger / beskrivelser i mails.
-
De forelagte regnskaber og bilagsmaterialer giver ikke anledning til at konkludere, at der er foretaget varekøb, som ikke er forenelige med driften af foreninger. Imidlertid har det forelagte materiale, som tidligere nævnt, været mangelfuldt.
-
Der udbetales relativt store beløb i skattefri godtgørelser, specielt i form af kørselsgodtgørelse. Generelt opfylder de udfærdigede køresedler ikke SKATs krav til dokumentation, og der er heller ikke dokumenteret et ledelsestilsyn, der kan sandsynliggøre de kørte kilometer.
-
Foreningerne er bevidste om muligheden for at udbetale op til 5.600 kr. skattefrit årligt (telefonsamtaler og internet = 2.300 kr., administrative omkostninger = 1.400 kr. samt køb, vask og vedligeholdelse af tøj = 1.900 kr.). Det fremgår ikke af det fremlagte materiale, at der er taget stilling til de enkelte elementer af godtgørelserne, men kan konstatere, at man generelt udbetaler det maximale beløb.
-
Regnskabsmaterialet gør det ikke muligt at fastslå, om de kommunale tilskud alene er anvendt til målgruppen for tilskuddene jfr. Kommunens regelsæt på området.
 
På baggrund af gennemgangen er det BDO’s vurdering, at de forelagte udgiftsbilags pålydende generelt kan betragtes som værende indenfor lovgivningens rammer. Dog er der en risiko for, at den udbredte anvendelse af skattefri kørselsgodtgørelse og i den sammenhæng manglende dokumenterede ledelseskontrol, ikke opfylder reglerne i skattelovgivningen, og derved ikke lever op til kommunens krav om, at tilskudsmidlerne skal anvendes til lovlige formål.
 
BDO anbefaler at rette fokus på de regnskabs- og revisionskrav, som kommunen stiller til de frivillige foreninger og vurdere, om der er behov for en yderligere indsats i form af dialog med- og vejledning af foreningerne. Dette for at højne kvaliteten og dokumentationen af det materiale, som danner baggrund for tilskudsansøgninger og -udbetalinger.
 
Af kommunens revisionsinstruks i forhold til de folkeoplysende foreningers regnskabsaflæggelse fremgår bl.a., at foreninger, der modtager tilskud med mere end 250.000 kr. årligt, har pligt til at anvende statsautoriseret eller registreret revisor. For foreninger, der modtager et tilskud på mindre end 250.000 kr., kan man vælge at anvende en foreningsvalgt revisor.
 
BDO har parallelt med den revisionsmæssige undersøgelse gennemgået revisionsinstruksen. Overordnet set finder BDO, at revisionsinstruksen er meget udførlig og stiller præcise krav til den af foreningen valgte revisor. Kravene synes dog at være noget i overkanten af, hvad man med rimelighed kan forlange af en foreningsvalgt revisor, hvorfor BDO anbefaler, at kravene til en foreningsvalgt revisor bør nedsættes, eventuelt ved en ændring af grænsen for hvornår der ønskes autoriseret revision.
 
Økonomi
Det var på forhånd forventet, at der i foråret 2016 skulle udbetales yderligere 159.650 kr. til BSV ved den endelige afregning af aktivitetstilskud for 2015 efter reglerne om tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger. Denne regulering er ikke udbetalt til BSV.
 
En stor del af dette beløb er i stedet tilgået den nye klub BSV af 2016, som havde et startmedlemstal på ca. 575, heraf 522 under 25 år.
 
Kulturområdets vurderinger og anbefalinger
På baggrund af BDO’s notat vurderer Kulturområdet, at der ikke er grundlag for at rejse krav om tilbagebetaling af folkeoplysende tilskud, dels kan der ikke direkte påvises ulovlig eller forsætlig adfærd, og dels er BSV ophørt som juridisk enhed.
 
Endvidere anbefaler Kulturområdet,
 
· at BDO’s revisionsnotat sendes til Skat til videre foranstaltning,
· at der over for foreningerne bør rettes skærpet fokus på kommunens regnskabs- og revisionskrav, og
· at det bør overvejes om revisionsinstruksen bør opsplittes i to, en for tilskud over 250.000 kr. og en for tilskud på indtil 250.000 kr.
 
Kulturområdet foreslår, at sagen oversendes til Folkeoplysningsudvalget i forhold til iværksættelse af et skærpet fokus med informationsmøder – eventuelt i samarbejde med DBU m.fl. – på kommunens regnskabs- og revisionskrav, herunder overvejelser om en samtidig opsplitning af revisionsinstruksen.
Indstilling
Direktionen foreslår,
 
1) at der ikke foretages yderligere i forhold til den nu nedlagte forening Boldklubben Søllerød-Vedbæk,
2) at BDO’s revisionsnotat sendes til Skat til videre foranstaltning, og
3) at sagen i øvrigt oversendes til Folkeoplysningsudvalget med henblik på et fornyet fokus på kommunens regnskabs- og revisionskrav overfor de folkeoplysende foreninger, samt at det i den forbindelse bør overvejes, om revisionsinstruksen bør opsplittes i to, en for tilskud over 250.000 kr. og en for tilskud på indtil 250.000 kr.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
10. Vedbæk Havn - fornyet ansøgning om økonomisk støtte til udbedring af foreningshuse
Resumé
Samarbejdsudvalget for Vedbæk Havn har den 01.09.2016 fremsendt fornyet ansøgning om økonomisk støtte på nu 1.250.000 kr. til udbedring af fejl i konstruktionerne på de foreningshuse, som Rudersdal Kommune vederlagsfrit har overdraget til Vedbæk Havn.
Kultur- og Fritidsudvalget har den 09.03.2016 behandlet tidligere ansøgning fra Samarbejdsudvalget for Vedbæk Havn herom.
Sagen fremlægges for Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning.

Sagsfremstilling

Samarbejdsudvalget på Vedbæk Havn fremsendte den 21.01.2016 en ansøgning om et supplerende tilskud på 850.000 kr. til udbedring af fejl i konstruktionerne på de foreningshuse, som kommunen vederlagsfrit har overdraget til Vedbæk Havn.
 
Kultur- og Fritidsudvalget vedtog den 09.03.2016 at meddele afslag indtil videre på ansøgningen på 850.000 kr. Samtidig blev sagen oversendt til at indgå i budgetbehandlingen for 2017.
 
Efter aftalen med kommunen om havneudvidelsen er det Den erhvervsdrivende Fond Vedbæk Havn, der nu er ejer af foreningshusene, og dermed er bygherre i projektet.
 
Ny ansøgning
Den 01.09.2016 har Samarbejdsudvalget (SU) på Vedbæk Havn fremsendt fornyet ansøgning om supplerende tilskud, denne gang på 1.250.000 kr., dels til de allerede gennemførte bygningsarbejder, og dels til de resterende arbejder, der nu alternativt må stoppes før den planlagte og aftalte færdiggørelse.
 
Efter det er lykkedes at indfri aftalen mellem Vedbæk Havn og kommunen om flytning og dermed frigørelse af Den Hvide Villa på Vedbæk Strandvej 366 omkring årsskiftet, har Vedbæk Havns byggeudvalg valgt at fortsætte arbejdet i forventning om økonomisk støtte til de fejl og mangler på bygningernes konstruktioner, der har vist sig undervejs i projektet.
 
Foreningerne på Vedbæk Havn refererer til, at de i hele perioden har været under stort pres for at opretholde de planlagte aktiviteter. P.t. er Klubhus Syd under renovering, ombygning og udbygning for at imødegå aftalen mellem Vedbæk Havn og Samarbejdsudvalget på Vedbæk Havn. Imidlertid er der nu risiko for, at aftalen ikke kan gennemføres med aflevering til Samarbejdsudvalget som aftalt.
 
Samarbejdsudvalget på Vedbæk Havn anfører, at det i Klubhus Syd har vist sig, at hele taget med underliggende konstruktion har været mangelfuldt udluftet, og der er konstateret for råd og svamp. Derfor er der nu yderligere uforudsete udgifter i byggeprojektet.
 
Vedbæk Havns byggeudvalg har i hele processen ændret og tilpasset projektet med henblik på at spare, så den samlede byggesum på oprindeligt 7 mio.kr. kan overholdes; men udvalget må konstatere, at det ikke er muligt i den foreliggende situation.
 
Projektets økonomi
I aftalen om udvidelse af Vedbæk Havn har der været aftalt et samlet beløb på 7 mio.kr. til projektet med udvikling og ombygning af foreningshusene. Beløbet er finansieret ved et kontant tilskud fra kommunen på 2,6 mio.kr. samt en lånoptagelse på 4,4 mio.kr. af Vedbæk Havn.
 
Med de seneste oplysninger vil den samlede byggesum være på 8.125.000 kr., svarende til en merudgift på 1.250.000 kr. Beløbet fremkommer ved den tidligere oplyste merudgift på 850.000 kr. til Dykkerhuset / Grejhuset samt yderligere 600.000 kr. til tagkonstruktionen på Klubhus Syd. Herfra fragår så 200.000 kr. i besparelser på fundering af husene.
 
Økonomi
Kommunalbestyrelsen har den 12.10.2016 i forbindelse med godkendelse af kommunens budget for 2017-20 vedtaget at bevilge et supplerende tilskud på 632.000 kr. til foreningshusene på Vedbæk Havn finansieret inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.
 
Kulturområdet har i brev af 08.11.2016 meddelt Den erhvervsdrivende Fond Vedbæk Havn, Samarbejdsudvalget på Vedbæk Havn samt havnens foreninger Kommunalbestyrelsens beslutning samt, at de 632.000 kr. overføres til Den erhvervsdrivende Fond Vedbæk Havn primo 2017.
 
På den baggrund foreslår Kulturområdet, at det meddeles Samarbejdsudvalget på Vedbæk Havn, at der ikke er mulighed for et yderligere kommunalt tilskud ud over de 632.000 kr., der er bevilget i forbindelse med Kommunalbestyrelsens godkendelse af kommunens budget for 2017-20.
Indstilling
Direktionen foreslår, at det meddeles Samarbejdsudvalget på Vedbæk Havn, at der ikke er mulighed for et yderligere kommunalt tilskud ud over de 632.000 kr., der er bevilget i budget 2017-20.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
11. Kulturelle tilskud 2017
Resumé
Rudersdal Kommune fordeler hvert år puljen ”Kulturelle tilskud” i overensstemmelse med gældende retningslinjer.
 
Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning af fordelingen af puljen for 2017.

Sagsfremstilling

Rudersdal Kommune har formuleret ”Rammer og vilkår – retningslinjer for kulturelle tilskud”. Formålet er, at disse rammer og vilkår skal være med til at fremme et rigt og alsidigt frivilligt kulturliv. Heri spiller de kulturelle foreninger og andre frivillige aktører en vigtig rolle.
 
I 2017 er der budgetlagt 837.000 kr. til kulturelle formål. Der resterer medio november 2016 ca. 270.000 kr., som Kultursekretariatet foreslår overført til 2017-budgettet, jf. sagens bilag. Dermed vil det samlede budget til kulturelle formål i 2017 være 1.107.000 kr. Kultursekretariatet har modtaget ansøgninger for 1.225.280 kr. Der fremlægges forslag til bevillinger på 1.065.000 kr.
 
Det anførte budgetbeløb, der foreslås overført fra 2016 til 2017 skyldes blandt andet, at der i 2016-budgettet var afsat et beløb på 120.000 kr. til en ny kulturaftale, hvor Kultur- og Fritidsudvalget den 13.01.2016 besluttede ikke at deltage. 
 
Sagen fremlægges med 3 bilag: 1) Økonomisk oversigt med kommentarer – driftstilskud. 2) Økonomisk oversigt med kommentarer – enkeltaktiviteter. 3) Retningslinjer for tilskud.
 
Puljen ”Kulturelle tilskud” er, som andre tilskud blevet digitaliseret. Det vil sige, at det kun er muligt at søge tilskud digitalt. De bilag, som udvalget tidligere har modtaget, er derfor blevet ændret. For at give et mere overskueligt billede af hvor meget, der bevilges til driftstilskud og hvor meget, der bevilges til enkeltaktiviteter, er materialet udarbejdet i 2 bilag. 
 
Kultursekretariatet har følgende bemærkninger til ansøgningerne:
 
UNESCOs verdenskulturarvliste – parforcejagt
Det nordsjællandske parforcejagtlandskab – herunder Jægersborg Hegn – er optaget på UNESCOs verdenskulturarvsliste, jf. Kultur- og Fritidsudvalget beslutning af 19.08.2015.
 
For Rudersdal Kommune betyder det en årlig udgift til driften af et UNESCO-site på 50.000 kr. Denne udgift finansieres af Rudersdal Museer med 20.000 kr. og 30.000 kr. fra puljen ”Kulturelle tilskud”. De 30.000 kr. er derfor fratrukket det samlede budget til kulturelle formål for 2017.
 
Kultur- og erhvervssamarbejdet samt større arrangementer relateret hertil
I 2014 blev der igangsat en proces, der kan skabe udvikling i forhold til et kulturelt samarbejde med handels- og erhvervslivet. Samarbejdet har til formål at skabe tiltag, der kan generere mere liv og fastholde traditioner i lokalområder og bymidter.
 
Det er hensigten, at nye tiltag støttes i 1-3 år, og at der i denne periode arbejdes henimod et selvstændigt finansieringsgrundlag.
 
I 2016 blev der afsat 75.000 kr. til formålet og følgende projekter blev støttet:
 
· Birkerød Torvedage. Foreningen arrangerer hver lørdag fra maj til oktober torvedage på Irmatorvet. Til gennemførelse af musik og andre aktiviteter i forbindelse med torvedagene fik foreningen bevilget 25.000 kr.
· Nærum Kulturdag – en årlig lokal begivenhed med præsentation af Nærum lokalområde. Kulturdagen blev planlagt og gennemført af områdets kommunale kulturinstitutioner i et bredt samarbejde med en række af områdets øvrige kommunale institutioner, foreninger, private erhvervsdrivende og borgere.
· Rudersdal Folkemødedag.
 
I 2017 foreslår Kultursekretariatet, at der afsættes 75.000 kr. til formålet og følgende tiltag støttes:
 
· Nærum Kulturdag med 25.000 kr. – en aktivitets- og underholdningsdag for alle. Projektet har indledt et samarbejde med handelsforeningen for Nærum Vænge Torv.
· At der reserveres 50.000 kr. til indsatser, der understøtter den særlige indsats med udvikling af kommunens bymidter og byliv.
 
Rudersdal Folkemødedag og Birkerød Torvedage er begge årligt tilbagevendende begivenheder, hvorfor deres ansøgninger for 2017 figurerer som individuelle ansøgninger til budgettet under enkeltaktiviteter.
 
Større kommunale samarbejdsprojekter
Rudersdal Kommune indgik i 2016 et samarbejde om Golden Days Festival i 4K-regi.
På baggrund af årets festival, der blev afholdt i september, vurderer de 4 kommuner, Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Gladsaxe og Rudersdal, at der er basis for at etablere et mere fasttømret samarbejde om større kulturelle projekter.
 
I forbindelse med Golden Days Festivalen blev der foretaget en spørgeundersøgelse, hvor det fremgik, at der i alle kommuner har været en større søgning til festivalens arrangementer. Et fælles program og et fælles arrangement skabte en synlighed, der er nået ud til borgere, der ikke tidligere har været opmærksom på festivalen.
 
Kultursekretariatet foreslår derfor, at der afsættes 50.000 kr. til at fortsætte det kulturelle samarbejde i 4K-regi – i 2017 foreslås en gentagelse af Golden Days Festivalen samt udvikling af nye relevante tiltag. Projekterne involverer et bredt samarbejde med decentrale kulturinstitutioner, foreninger og frivillige.
 
Midler der kan søges løbende
Kultursekretariatet foreslår, at der i 2017 afsættes 75.000 kr., der kan søges løbende til nye, mindre projekter. Formålet er at imødekomme en smidig og hurtig proces fra modtagelse af ansøgning til iværksættelse af initiativ.
 
Kultursekretariatet synliggør løbende denne søgemulighed, der kan søges af alle med idéer til kulturelle projekter og arrangementer. 
 
Udvalget har givet Kultursekretariatet kompetence til at vurdere og behandle ansøgninger til denne del af budgettet.
 
I 2016 støttede de afsatte midler:
 
· Søllerød Jazzklub – bogen ”Jazz i Nærum 1977 til 2017. Bogen bliver udgivet i forbindelse med jazzklubbens 40 års jubilæum den 3. februar 2017. 5.000 kr.
· Rudersdal Big Band – fødselsdagskoncert på Mantziusgården. 4.000 kr.
· Birkerød Folkedansere – BAR-træf med Norge og Sverige. Opvisning på Majpladsen i Birkerød og udendørs ved Kulturcenter Mariehøj. 5.000 kr.
· Frederik IV’s rytterskole på Ravnsnæs – opsætning af 2 informationstavler i forbindelse med Høsterkøb Skoles 100 års fødselsdag. 10.000 kr.
· Det gamle Vedbæk – en række borgere i Vedbæk er på fritidsbasis begyndt at indsamle personlige, lokale historier samt fotos fra et gamle Vedbæk. 5.000 kr. til digitalisering af smalfilm og indsamling af personlige beretning.
· Rudersdal Kulturparaply – udgivelse af et kulturmagasin med synliggørelse af og oplysninger om alle kommunens amatørkulturelle foreninger. 10.000 kr. er reserveret til formålet. Afventer en konkretisering.
Indstilling
Direktionen foreslår, at forslag til fordeling af tilskudspuljen ”Kulturelle tilskud” 2017 godkendes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag med den tilføjelse, at tilskuddet til Søllerød Kunstforening ydes under forudsætning af, at det anvendes til åbne aktiviteter og ikke til udlodning af kunst til egne medlemmer.
 
Claus Larsen (I) stemmer i mod med følgende stemmeforklaring: LA kan ikke støtte indstillingen, da tilskuddet til Vedbæk Gaden og BLAM er forholdsvist stort set i forhold til kommunens økonomiske situation. Ydermere findes tilskud til Golden Days overflødigt.
 
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
12. Fonden Søllerødspejdernes Lederkollegium "Bostedet" - Godkendelse af regnskab 2015/2016
Resumé
Kommunalbestyrelsen bemyndigede den 19.12.2007 Kultur- og Fritidsudvalget til at godkende regnskaber fra Fonden Søllerød-spejdernes Lederkollegium "Bostedet". Fonden Søllerød-spejdernes Lederkollegium "Bostedet" fremsender den 03.11.2016 årsregnskab med revisionsprotokollat for 2015/2016. Årsregnskabet fremlægges til Kultur- og Fritidsudvalgets godkendelse.

Sagsfremstilling

BaggrundPå Lendemosevej 1 A i Gl. Holte opførte Søllerød Division under Det Danske Spejderkorps i 1986 lederkollegiet "Bostedet". Lederkollegiet "Bostedet" er beliggende på en grund, der tidligere af Søllerød Kommune er stillet til rådighed for kollegiet. Lederkollegiet "Bostedet" har i alt 6 værelser. Alle har lige siden kollegiets oprettelse primært været udlejet til spejderledere fra grupper under Det Danske Spejderkorps og hjemmehørende i den tidligere Søllerød Kommune. Ansøgningerne skal for spejderledere godkendes og påtegnes af en af divisionscheferne og for andre ledere af foreningsformanden. Lejemål aftales normalt for et år ad gangen, og beboerne kan højst bo på lederkollegiet "Bostedet" i seks år. P.t. fungerer 1 af beboerne som leder i DDS Trørødspejderne, 4 som ledere i DDS 1. Holte gruppe og 1 som leder i DDS 1. Birkerød gruppe. Der er 2 piger og 4 drenge blandt beboerne. Beboerne har ansvaret for kollegiets indvendige og udvendige vedligeholdelse, som omfatter blandt andet rengøring, maling, gulvlakering, græsslåning, hækklipning og snerydning. Lederkollegiet "Bostedet" har sin egen hjemmeside - www.lederkollegiet.dk, hvor blandt andet ledige værelser kan annonceres.Regnskab 2015/2016
Fonden Søllerødspejdernes Lederkollegium "Bostedet" fremsender den 03.11.2016 årsregnskab for 2015/2016 til godkendelse. Årsregnskabet viser et overskud på driften på 22.932 kr. (i 2014/2015 var der et drift- overskud på 27.503 kr.). Balancen for 2015/2016 viser en stigning i egenkapitalen på 55.899 kr., og hensættelserne er steget med 4.001 kr. Økonomi har haft regnskabet til gennemsyn og har ingen bemærkninger.
Indstilling
Direktionen foreslår, at regnskabet for 2015/2016 for Fonden Søllerødspejdernes Lederkollegium ”Bostedet” godkendes.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.
13. Spørgeskema til borgerundersøgelse 2017
Resumé
Økonomiudvalget besluttede den 21.09.2016, at der i begyndelsen af 2017 skal gennemføres en borgerundersøgelse efter samme analysekoncept som de undersøgelser, der er gennemført i 2009 og 2013.
Der er sket mindre justeringer af spørgeskemaet i forhold til de to foregående undersøgelser, fx på grund af ændret navngivning, bortfald af ydelser eller services og ud fra ønsket om større præcision i fortolkning af de afgivne svar. Fagudvalgene drøfter hver deres andel af spørgsmålene. Resultatet af drøftelserne vil efterfølgende blive forelagt Økonomiudvalget i en fælles sag.
 
Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til drøftelse.

Sagsfremstilling

Spørgeskemaet fra undersøgelsen i 2013 er blevet ajourført i samarbejde med de relevante fagområder og analysefirmaet Wilke A/S, der skal stå for undersøgelsen. Gennemgangen har givet anledning til et begrænset antal mindre tilretninger og præciseringer af spørgsmålene.
 
Der er tale om en bred borgerundersøgelse, der overordnet skal tage temperaturen på borgernes generelle tilfredshed med kommunens service. Dette i modsætning til de mange brugerundersøgelser, der retter sig mod specifikke brugergrupper på konkrete serviceområder, fx. skole, dagtilbud, ældre, borgerservice mv. og derfor går langt mere i dybden med de enkelte emner.
 
Borgerundersøgelsen består af et struktureret spørgeskema med en række spørgsmål om borgerens tilfredshed, vurdering mv. Skemaet er suppleret med åbne kommentarfelter under hvert hovedemne, hvor borgeren kan supplere den strukturerede besvarelse med egne kommentarer og idéer til kommunen. Kommentarerne vil være opdelt på spørgeskemaets hovedemner og vil efterfølgende blive forelagt fagudvalgene sammen med resultaterne af undersøgelsen.
 
Kultur- og Fritidsudvalgets andel af spørgeskemaet fremgår af punktet B.
Indstilling
Direktionen foreslår, at udvalget drøfter sin andel af spørgeskemaet.

Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 30-11-2016

KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag.
Anna Scharling Brun (L) deltog ikke i sagens behandling.