Oplysninger om behandling af dine personoplysninger i Byplan

Når Rudersdal Kommune, Byplan, som myndighed modtager personoplysninger, skal vi oplyse om, hvordan vi behandler oplysningerne, hvem vi deler dem med mv., jvf. databeskyttelsesforordningens artikel 13.

Vi har fokus på at beskytte de personoplysninger, vi behandler om borgerne. I det følgende kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Den dataansvarlige
Rudersdal Kommune er den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan kontakte os på:

Rudersdal Kommune
Øverødvej 2
2840 Holte
CVR-nummer: 29188378
Telefon: 46 11 00 00
Mail: ruderdal@rudersdal.dk

Databeskyttelsesrådgiver
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måde:

  • E-mail: dpo@rudersdal.dk
  • Telefon: 72 68 11 07
  • Ved brev: Rudersdal Kommune, Øverødvej 2, 2840 Holte, att. ’Databeskyttelsesrådgiveren’

Lovgrundlaget og formålet for behandling af dine oplysninger
Formålet med vores behandling af dine oplysninger er at håndtere din henvendelse i henhold til de lovområder, som Byplan administrerer (se nedenfor) og besvare den som en del af vores myndighedsudøvelse.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af kommunens myndighedsrolle, som den beskrives i henholdsvis planlovens1 § 51, byggelovens2 § 16 C og/eller naturbeskyttelseslovens3 § 73.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler som udgangspunkt følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger (såsom navn, adresse, e-mail mv.)
  • CPR-nr. (som vi indhenter, når vi sender brev til dig).

Vi behandler kun følsomme oplysninger om dig, hvis du selv, som en del af din henvendelse, har videregivet disse til os.

Hvor dine oplysninger stammer fra
Som udgangspunkt stammer vores oplysninger om dig fra dig selv, da din henvendelse er startskuddet for vores sagsbehandling. Vi indhenter dit CPR-nr., hvis vi sender brev til dig via enten e-Boks eller som fysisk brev. Desuden benytter vi os af oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, såsom den digitale tingbog, det digitale kommunekort og BBR mv.

Modtagere af dine personoplysninger
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

ESDH-host
Vi videregiver din henvendelse og tilknyttede personoplysninger til hosten for Byplans ESDH-system (journaliseringssystem).

Udstilling på kommunens hjemmeside
Som udgangspunkt udstiller vi sagerne, og dermed din henvendelse med tilhørende almindelige personoplysninger, via Rudersdal Kommunes hjemmeside som et led i kommunens ønske om åbenhed i forvaltningen. Undtagelsen er de tilfælde, hvor dokumenterne indeholder følsomme oplysninger.

Aktindsigt
I tilfælde af aktindsigtsanmodning vil vi, for at leve op til de forvaltningsretlige regler om aktindsigt (miljøoplysningsloven4, forvaltningsloven5 og offentlighedsloven6), videregive oplysninger om dig i overensstemmelse med disse regler.

Klage
Hvis du har klaget over et forhold, fremsender vi desuden din henvendelse og oplysninger til den påklagede som et led i vores sagsbehandling.

Overførsel til tredjelande
Rudersdal Kommune, Byplan behandler ikke dine oplysninger uden for Danmark, EU og EØS.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
Vi bevarer dine oplysninger som en vedblivende del af Rudersdal Kommunes byggesagsarkiv.

Når vi har færdigbehandlet din henvendelse, afsluttes den sag, som dine oplysninger indgår i. Afhængende af arkivlovgivningen vil sagen efter en vis periode enten blive slettet eller overført til arkiv i overensstemmelse med slettefristerne i KL Emnesystematik.

Undtaget fra ovenstående er formløse henvendelser, der ikke afføder en individuel sagsoprettelse, ikke har betydning for en sag og hvis håndtering fra kommunal side alene har karakter af overordnet hjælp og vejledning uden administrativ sagsbehandling. Disse opbevares i 2 år og slettes derefter.  

Automatiske afgørelser
Byplan benytter sig ikke af automatiske afgørelser.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder kan du kontakte din sagsbehandler eller kommunens databeskyttelsesrådgiver. 

Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger om behandlingen.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet eller suppleret, således at vi ikke behandler oplysninger om dig, som er forældede eller på anden måde mangelfulde.

Ret til sletning
Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de oplysninger vi behandler om dig. 
Rudersdal Kommune kan dog ikke slette oplysninger om dig, hvis andre regler gør, at de ikke kan slettes. Dette kan f.eks. være offentlighedens regler om journaliserings- og notatpligt eller arkivloven.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlig.
Du har i visse tilfælde også mulighed for at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling, hvis der foreligger nogle hensyn til din særlige situation, som gør, at Rudersdal Kommune bør stoppe med at behandle de pågældende personoplysninger om dig.

Ret til begrænsning
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.
Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

Læs mere om dine rettigheder
Du kan læse mere om dine rettigheder her: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder/

Ret til at klage
Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

1 Lovbekendtgørelse nr. 287 af 16.04.2018 om planlægning med senere ændringer
Lovbekendtgørelse nr. 1178 af 23.09.2016 Byggeloven med senere ændringer
3 Lovbekendtgørelse nr. 240 af 13.03.2019 om naturbeskyttelse
4 Lovbekendtgørelse nr. 980 af 16.08.2017 om aktindsigt i miljøoplysninger
5 Lovbekendtgørelse nr. 433 af 22.04.2014 Forvaltningsloven med senere ændringer
6 Lov nr. 606 af 12.06 2013 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer